Wat is Best Value
Best Value is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijving (op een aanbesteding) wordt gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. De methodiek is in het midden van de jaren negentig ontwikkeld door de Amerikaan Dean Kashiwagi van de Performance Based Studies Research Group (www.pbsrg.com) van de Arizona State University.
Best Value is geen inkooptruc en geen verkooptruc: het is een andere manier van samenwerken in de keten. Het gaat over het faciliteren van de best presterende aanbieder. Sinds 2010 heeft de toepassing van Best Value in Nederland een enorme vlucht genomen. De aanpak wordt ondertussen succesvol toegepast in veel inkoopprojecten, bijvoorbeeld bouw, ICT, leveringen, diensten, zorg en welzijn. Best Value wordt zowel in de publieke als in de private sector met succes toegepast.
Best Value is geen aanbestedingsprocedure, zoals de meervoudig onderhandse procedure. Het is een manier van denken en werken. Uiteraard moeten de aanbestedingsprincipes van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie worden toegepast.
Minder eisen, meer ruimte voor oplossingen
Bij Best Value worden minder eisen gesteld aan de inschrijvende partij. De opdrachtgever schrijft geen programma van eisen en stelt geen of weinig minimumeisen voor. Het doel van Best Value is om de inschrijver uit te dagen om zijn kennis maximaal aan te bieden en de hoogste kwaliteit te leveren.
Bij traditioneel aanbesteden worden veel eisen gesteld. Hoe meer eisen er worden gesteld, hoe minder ruimte er overblijft voor de inschrijvers om op kwaliteit het verschil te maken. Hierdoor worden aanbieders gestimuleerd om met (te) lage prijs in te schrijven. Hierdoor komen de winstmarges van de aanbieders onder druk te staan. Ervaring leert dat dit zich in het vervolgtraject vertaalt in ontevredenheid, meerwerk en vertraging in de planning.
Andere rolverdeling
Bij Best Value is er sprake van een nieuwe manier van denken over de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Best Value betekent een verschuiving van ‘controleren en beheersen’ naar ‘loslaten en vertrouwen’, van ‘sturen door de opdrachtgever’ naar ‘laten leiden door de opdrachtnemer’.
De opdrachtgever faciliteert alleen, de opdrachtnemer neemt het voortouw. Centraal staan de expertise van de opdrachtnemer en het transparant maken van de behaalde resultaten van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. De opdrachtnemer is de expert.
Bij Best Value is de expert ‘in the lead’. De opdrachtnemer krijgt zo de kans om zijn expertise maximaal te laten zien. Het voordeel uit zich in beperkte kosten in de aanbestedingsfase en meer mogelijkheden om zich te onderscheiden van zijn concurrent. Voor de opdrachtgever betekent dit een beter resultaat, zonder dat zij iedere stap van de opdrachtnemer hoeft te controleren.
Dit betekent ook dat een opdrachtgever moet ‘durven’ loslaten. De opdrachtnemer, de expert, krijgt hierdoor alle ruimte om zich te onderscheiden van zijn concurrenten. Echte experts springen eruit en laten dat ook in het project zien. Door oog te hebben voor kansen en mogelijke risico’s, zorgt de expert ervoor dat de projectdoelen van de opdrachtgever gehaald worden.
Het proces
Het Best Value proces bestaat uit vier fasen: voorbereidingsfase, beoordelingsfase, concretiseringsfase en uitvoeringsfase.
Figuur: de vier fasen van Best Value (bron: Van de Rijt & Santema; 2013)
In de voorbereidingsfase gaat het om op opleiden, vaststellen projectdoelstelling en opstellen documenten. In de beoordelingsfase worden de ingediende documenten van de leveranciers beoordeeld en vinden de interviews plaats. In de concretiseringsfase werkt de leverancier, die als expert wordt gezien, zijn aanbieding verder in detail uit. In de uitvoeringsfase gaat de expert aan het werk.
Het resultaat van Best Value
De praktijk heeft uitgewezen dat Best Value leidt tot
- hoogste kwaliteit voor de laagste prijs;
- betere samenwerking en afstemming tussen opdrachtgever en opdrachtnemer;
- meer mogelijkheden voor de opdrachtnemer om zich te onderscheiden van de concurrenten;
- minder meerwerk en minder vertraging;
- een hogere klanttevredenheid.
Wanneer is Best Value geschikt
Best Value kan in iedere situatie worden toegepast. Dit betekent niet dat Best Value altijd gebruikt moet worden. De beslissing om Best Value toe te passen, verschilt per aanbesteding.
Best Value is succesvol in aanbestedingen die complex zijn, als er veel klachten zijn over de huidige kwaliteit, service en dienstverlening en als er behoefte is aan innovatie. Het is belangrijk dat de opdrachtgever bereid is om los te laten. De opdrachtnemer moet bereid zijn om zijn vakmanschap te tonen en zijn prestaties transparant te maken.
Voor meer informatie over mijn Best Value ervaring en opleiding verwijs ik u naar de pagina Mars Inkoopadvies en Best Value.
Voor meer informatie over Best Value trainingen verwijs ik u naar de pagina Trainingen Best Value.
Voor meer informatie over Best Value boeken verwijs ik u naar de pagina Best Value boeken.